Woran denken Sie, wenn Sie „Compliance“ und „gesetzliche Regulatorien“ hören oder lesen? Die meisten Unternehmen sind sich der Notwendigkeit von Vorschriften bewusst, aber manchmal ist es eine Herausforderung, sie zu verstehen. Wenn es darum geht, sie umzusetzen, werden sie zu einer Herausforderung. Regulatorische Vorschriften werden oft auch als ein Hindernis für den täglichen Betrieb, die Rentabilität und das Wachstum interpretiert.
Diese Auswirkung ist umso stärker zu spüren als die Technologie immer tiefer in das geschäftliche, wie das private Leben Einzug hält. Die geografischen Grenzen verschwimmen und der Einfluss der künstlichen Intelligenz treibt Datenmengen in unvorstellbare Höhen.
Der KPMG Chief Risk Officer Survey 2023 zeigt, dass die wichtigsten Hürden für Unternehmen in den kommenden 2 bis 5 Jahren Änderungen der Vorschriften, Compliance-Angelegenheiten und Cybersicherheitsbedrohungen sein werden.
Dabei ist die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften für die betriebliche Effizienz und den Unternehmenserfolg von entscheidender Bedeutung. Sie stellt sicher, dass Sie sich innerhalb der gesetzlichen Grenzen bewegen, und schützt Ihr Unternehmen vor potenziellen Geldbussen und Rufschädigung. Die Einhaltung von Vorschriften sollte jedoch nicht Innovationsinitiativen oder die Flexibilität beeinträchtigen. Mit der Philosophie „so viel wie nötig, so wenig wie möglich“ ist es möglich, ein Gleichgewicht zwischen Compliance und betrieblicher Effizienz herzustellen. Auf diese Weise kann Ihr Unternehmen die gesetzlichen Auflagen erfüllen, ohne sich mit unnötigen Prozessen und Kontrollen zu belasten.
In diesem Monat möchten wir Ihnen aufzeigen, wie diese Herausforderung verringert werden kann. Dabei untersuchen wir Strategien für eine intelligente und standardisierte Umsetzung und Einhaltung von Vorschriften. Wenn Sie unseren Artikel vom März gelesen haben, in dem wir eine fünfstufige Strategie zur Verbesserung der Sicherheit und Einhaltung von Vorschriften vorstellten, gehen wir diesen Monat näher auf Schritt 4 ein: die intelligente und standardisierte Umsetzung von Vorschriften.
So viel wie nötig, so wenig wie möglich
Die Formulierung „so viel wie nötig, so wenig wie möglich“ bedeutet im Zusammenhang mit Governance, Risikomanagement und Compliance (GRC), dass genügend Massnahmen umgesetzt werden, um Risiken effektiv zu verwalten und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten, aber nicht so viel, dass es zu restriktiv oder zu aufwändig wird.
Es ist ein bewährtes und in der Wirtschaft weit verbreitetes Prinzip. In der Produktentwicklung ist es als „Minimum Viable Product“ (MVP) bekannt und zielt darauf ab, das Produkt zu entwickeln, das der Kunde braucht, ohne es zu kompliziert zu machen und dadurch die Herstellungskosten zu erhöhen und die Nutzbarkeit zu verringern.
Wie man Vorschriften auf intelligente und standardisierte Weise erfüllt
Um die Vorschriften wirksam zu erfüllen und gleichzeitig die betriebliche Flexibilität aufrechtzuerhalten, müssen Unternehmen einen intelligenten und standardisierten Ansatz wählen, der mehrere Schlüsselelemente integriert. Zu diesen Elementen gehören Data Governance, Datenzugang, Datenkontrolle und Datenqualität.
Datenverwaltung
Data Governance umfasst die Festlegung von Richtlinien, Verfahren und Standards für die Verwaltung von Daten während ihres gesamten Lebenszyklus. Sie gewährleistet Datenintegrität, -sicherheit und -qualität, die für die Einhaltung von Vorschriften unerlässlich sind. Effektive Data Governance erfordert:
- Klare Rollen und Zuständigkeiten: Zuweisung bestimmter Rollen an Einzelpersonen oder Teams zur Verwaltung und Überwachung von Data-Governance-Aktivitäten.
- Data Stewardship-Programme: Implementierung von Programmen, bei denen designierte Datenverwalter sicherstellen, dass die Daten gemäss den Governance-Richtlinien behandelt werden.
- Einsatz von GRC-Software: Einsatz von Governance-, Risiko- und Compliance-Tools (GRC) zur Automatisierung und Rationalisierung von Governance-Prozessen.
Eine andere Perspektive bietet dieser Forbes-Artikel, der sich mit den Auswirkungen der raschen Transformation auf die Data Governance befasst und die Probleme aufzeigt, die dadurch entstehen, dass wir bei der Erweiterung unserer Data Warehouses *immer mehr Dinge auf den Dachboden schaufeln* (um es mit den Worten des Autors zu sagen).
„Ähnlich wie für den Umgang mit radioaktivem Material strenge Protokolle existieren, muss dies meiner Meinung nach auch für Daten gelten.“ Sagt der Autor, Vince Berk, Chefstratege bei Quantum Xchange.
Datenzugang
Ein kontrollierter Datenzugriff ist entscheidend für den Schutz sensibler Informationen und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen. Dies beinhaltet:
- Systeme zur Verwaltung des Identitätszugriffs (IAM): Implementierung von IAM-Systemen, um zu kontrollieren, wer Zugang zu Daten hat und unter welchen Bedingungen.
- Benutzerberechtigungen: Festlegen und Verwalten von Benutzerberechtigungen, um sicherzustellen, dass nur befugtes Personal auf bestimmte Datensätze zugreifen kann.
- Privilegierte Zugriffsverwaltung (PAM): Verwendung von Tools für die Verwaltung des privilegierten Zugriffs zur Überwachung und Sicherung des Zugriffs von Benutzern mit erhöhten Berechtigungen.
Gartner Insights warnt, dass Privileged Access Management für jedes Unternehmen absolute Priorität haben sollte, da es eine Schlüsselrolle bei der Umsetzung von Zero-Trust- und Defense-in-Depth-Strategien spielt, die über reine Compliance-Anforderungen hinausgehen.
Datenkontrolle
Die Datenkontrolle umfasst die Mechanismen und Prozesse, die zur Verwaltung der Datennutzung innerhalb einer Organisation eingesetzt werden. Zu den wichtigsten Aspekten gehören:
- Datenverwaltungsplattformen: Verwendung von Plattformen, die eine umfassende Kontrolle über die Speicherung, Verarbeitung und gemeinsame Nutzung von Daten ermöglichen.
- Überwachung und Prüfung: Kontinuierliche Überwachung der Datenaktivitäten und Durchführung regelmässiger Audits, um die Einhaltung der festgelegten Richtlinien zu gewährleisten.
- GRC-Werkzeuge: Einsatz von GRC-Tools zur Erleichterung der Datenkontrolle und der Verfolgung der Einhaltung von Vorschriften.
Qualität der Daten
Es gibt viele gute Geschäftsargumente für die Aufrechterhaltung einer hohen Datenqualität. Eine Forrester-Umfrage unter führenden Fachleuten für Customer Intelligence ergab, dass die Fähigkeit zur Datenintegration und zur Verwaltung der Datenqualität die beiden wichtigsten Faktoren sind, die Customer Intelligence behindern.
Aber in der Welt der GRC kann eine schlechte Datenqualität zu ernsthaften Problemen führen. Die Aufrechterhaltung der Datenqualität beinhaltet:
- Bereinigung und Validierung von Daten: Regelmässige Bereinigung und Validierung von Daten zur Beseitigung von Fehlern und Unstimmigkeiten.
- KI-gesteuerte Tools: Einsatz künstlicher Intelligenz zur Verbesserung der Datenqualität durch automatisierte Datenverwaltung und Erkennung von Anomalien.
- Kontinuierliche Überwachung: Implementierung von Verfahren zur kontinuierlichen Überwachung der Datenqualität und zur sofortigen Behebung von Problemen.
Die Datenqualitäts-Koalition
Die Aufrechterhaltung der höchsten Datenqualität erfordert eine Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Funktionen innerhalb Ihres Unternehmens. Um den Vergleich mit dem Dachboden zu bemühen: Sie wollen nicht, dass alle gemeinsam dort oben mit Dingen um sich werfen, sonst stürzt die Decke ein. Sie müssen sich also in funktionsübergreifenden Allianzen organisieren, um sicherzustellen, dass die Datenverwaltungspraktiken einheitlich sind und mit den gesetzlichen Anforderungen übereinstimmen.
Wir haben den Begriff „Datenqualitätskoalition“ aus dem Gesundheitswesen übernommen, wo die Datenqualität über Leben und Tod entscheiden kann. Eine Datenqualitätskoalition bringt alle Beteiligten zusammen, um eine klar definierte Strategie für das Datenqualitätsmanagement zu entwickeln und umzusetzen. Hier sind einige der wichtigsten Komponenten einer effektiven Koalition:
Funktionsübergreifende Zusammenarbeit
Die funktionsübergreifende Zusammenarbeit zwischen IT-, Rechts-, Compliance- und Geschäftsbereichen ist für die Aufrechterhaltung einer hohen Datenqualität unerlässlich. Jede Abteilung bringt ihre eigene Sichtweise und ihr Fachwissen ein und sorgt so für umfassende Datenverwaltungspraktiken.
Programme zur Datenverwaltung (Data Stewardship)
Data Stewardship-Programme spielen eine entscheidende Rolle bei der Förderung der Datenqualität. Datenverantwortliche sind für die Wahrung der Genauigkeit, Integrität und Sicherheit der Daten in ihrem Bereich verantwortlich. Durch die Zuweisung von Datenverantwortlichen für verschiedene Funktionen können Sie konsistente Datenverwaltungspraktiken sicherstellen.
Wenn Sie mehr erfahren möchten, lesen Sie diesen Dataversity-Artikel, in dem beschrieben wird, wie Freddie Mac das Data Stewardship Framework „Ready, Set, Go“ entwickelt hat, um Daten als Wettbewerbsvorteil zu nutzen und den Geschäftswert zu steigern.
Schulungs- und Sensibilisierungsinitiativen
Durch Schulungen und Sensibilisierungsinitiativen werden die Mitarbeiter über die Bedeutung der Datenqualität und ihre Rolle bei deren Aufrechterhaltung aufgeklärt. Darüber hinaus tragen regelmässige Schulungen und Sensibilisierungskampagnen dazu bei, eine Kultur der Datenqualität in Ihrer Organisation zu verankern.
Verwaltung von Stammdaten
Stammdatenmanagement (MDM) ist entscheidend für die Pflege hochwertiger Daten. Es handelt sich dabei um einen umfassenden Ansatz zur Verwaltung wichtiger Daten im gesamten Unternehmen, bei dem Technologien, Tools und Prozesse eingesetzt werden, um einen einheitlichen Stammdatendienst zu schaffen, der wichtige Unternehmensdaten wie Kundeninformationen, Produktdetails und Standortdaten konsolidiert. Dies gilt insbesondere, wenn es um die Nutzung künstlicher Intelligenz geht. Genaue und konsistente Stammdaten sind für KI-Anwendungen unerlässlich, die auf qualitativ hochwertige Informationen angewiesen sind, um verlässliche Einblicke und Automatisierung zu ermöglichen.
Daten als Grundlage für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
So wie Verkehrsregeln nicht nur dazu da sind, Autofahrer einzuschränken, sind Richtlinien zur Datenverwaltung nicht nur dazu gedacht, Ihr Unternehmen zu bremsen. Sie können auch als Leitfaden dafür dienen, wie Daten innerhalb einer Organisation gehandhabt werden sollten, um ihre ordnungsgemässe Verwendung und Sicherheit zu gewährleisten. Je sauberer Ihre Daten sind, desto reibungsloser wird die Reise verlaufen, denn schon kleine Fehler können zur Nichteinhaltung von Vorschriften und zu betrieblichen Risiken führen.
Sie kann auch ein massiver Zeitverlust sein. Laut Deloitte „gehen schätzungsweise durchschnittlich 4 Stunden pro Woche (pro Mitarbeiter im IT- oder Datenteam) für die Lösung von Problemen im Zusammenhang mit der Datenaufbereitung für die Analyse verloren.“
Das Streben nach 100 %iger Datengenauigkeit spart nicht nur viel Zeit, sondern versetzt Ihr Unternehmen auch in die Lage, sowohl die gesetzlichen Anforderungen als auch die Geschäftsabläufe so effizient wie möglich zu unterstützen. Genau wie im Finanzwesen und in der Produktion können Sie nicht alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen, wenn Sie Ihr Datenmanagement nicht im Griff haben.